みやへいの賃貸管理ブログ

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【賃貸】契約時の必要書類完全マニュアル 他に用意しておくものまで

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どうもこんにちは!
大阪の賃貸会社勤務のみやへいです。

アパートやマンションを借りる際、入居審査に合格したら
今度はいよいよ契約です。

契約と言っても何をするのかイメージできない方も多いと思いますが、
簡単にまとめると賃貸借契約書の記名・押印、契約金の納入、必要書類の提出等を済ませ、契約開始日が到来したら鍵の引き渡しを受けます。

今回はその中で、契約時に必要な必要書類についてまとめました。

この記事では以下の疑問を解決できます。

  • 必要書類の種類
  • 誰が用意するのか
  • 何の為に提出するのか
  • 特殊なケース
  • 書類の他に用意しておくもの

私は普段から管理会社で賃貸の契約に携わっており、これまで様々なケースに遭遇してきましたので、きっとお役に立てるかと思います。

お困りの方や疑問をお持ちの方は是非参考にしてください。

 

 

賃貸借契約時の必要書類

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賃貸の契約に必要な書類は、一概にこれ!と言い切ることができません。
何故なら、賃借人が学生なのか社会人なのか、或いは未成年なのか、などによっても用意しないといけない書類は変わりますし、なんせオーナーや管理会社によっても提出を求められる書類が変わるからです。

以下は基本的な必要書類です。

  • 住民票
  • 顔写真
  • 収入証明書
  • 印鑑証明書

 この4点については必要になる場合が多いです。
以下では必要になりうる書類をリストアップしてみました!

賃貸の契約時に必要な書類の種類

 契約時の必要書類についてまとめてみましたので、参考にしてください。
ただし先述したように、その契約によって必要になる書類が変わることが多々ありますので、そのあたりはご理解ください。

賃貸必要書類①住民票

殆どの契約で必要になります。基本的には入居者全員分の住民票を取得しなければならないのと、注意しないといけないのは、直近3ヵ月以内に取得したものでないと受理できないなどといったように、取得してから一定期間内の提出でないといけない場合も多いです。
尚、余程のことが無い限り、本籍の記載は求められることは無いでしょう。
マイナンバーの記載は不要です。

住民票は現住所を確認する為なりすまし防止の為に提出します。

賃貸必要書類②顔写真

 こちらも入居者全員分必要になります。
白黒は不可で、ほとんどの場合スナップ写真で対応可能です。

ただし、派手目のプリクラなどを提出した場合は、あまり良い印象を抱いてくれない可能性が高いので注意が必要です。

顔写真の提出が必要な理由など、詳しくは以下の記事で解説しています。

賃貸管理会社が明かす契約で顔写真が必要な理由は大きく分けて3つ - みやへいの賃貸管理ブログ

 

賃貸必要書類③収入証明書

契約者のみ必要な場合と、連帯保証人にも提出を求められる場合があります。会社員の場合は源泉徴収票の写し直近の給与明細書3ヵ月分などを提出します。一方、自営業の場合は確定申告書や納税証明書等を提出します。

収入証明書を提出する理由は、申込時に記入した収入金額と相違がないか確認する為です。
申込書に記入した収入額と、収入証明書に記載してある金額があまりにもかけ離れていると、最悪の場合は虚偽事項とみなされ、契約解除の要因にもなりかねませんので注意が必要です。

賃貸契約書類④印鑑証明書

契約書の押印が実印でないといけない場合には印鑑証明書の提出が求められます。
契約者の押印は認印で足りることが多いですが、連帯保証人は実印の契約が一般的ですので、印鑑証明書の提出が必要になります。

住所を置いている役場で印鑑登録を行い、証明書を発行してもらいますが、これには数日かかることがありますので、予め用意しておきましょう。

提出の理由としては、連帯保証人が実印契約でなく認印の契約になると、連帯保証人の承諾なしに契約者が勝手に他の人の名義を不正に利用することがありますので、不正防止の意味で提出が必要になります。

ケース別 賃貸必要書類

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ここまでは一般的な必要書類を並べましたが、以下では少し特殊なケースについて書いていきたいと思います。

【未成年者】親権者同意書 ※テンプレート有

未成年者の場合は原則、親権者同意書の提出を求められます。
書式は管理会社の指定書式の場合もあれば、自分で用意しないといけない場合もあります。
以下でテンプレートがダウンロードできます。

drive.google.com


【就職内定者】内定通知書

新社会人や転職が決まってこれから勤務を開始する方は、収入証明書の提出ができない代わりに内定通知書が必要になります。
内定通知書には会社の称号・名称の記載はもちろん、法人の印鑑が必要な場合が多いです。

【新入学生】合格通知書

大学や専門学校などへこれから入学を予定している方は合格通知書が必要になります。

【学生】学生証

学生の場合は学生証を提出する場合があります。物件によっては学生が部屋を借りる場合に保証会社加入費用が安くなったりします。(ガクワリ)

【年金受給者】年金受給証明書

年金を既に受給しており、年金がメインで生計を立てている場合、年金の受給証明書(ハガキで送られてくる通知書等)の提出が必要になる場合があります。

【生活保護受給者】生活保護受給証明書

生活保護費を受給されている場合、生活保護決定通知書または生活保護受給証明書が必要になります。
手元に書類が無い場合は担当のケースワーカーさんに確認してください。

【無職】通帳残高コピー

無職の方や収入証明書の提出が難しい方は通帳の残高コピーの提出を求められる場合があります。コピーする際には最低でも表の氏名が確認できる部分と最終の取引が記載してあるページのコピーが必要になります。
特にいくらないといけないといった決まりはありませんが、1年間分の家賃に相当する金額が入っているかどうかがひとつの目安になります。

 

【外国籍】在留カード

外国籍の方の契約は、身分証明書として在留カードのコピーを提出することになります。

【中国籍】居民身分証

中国では満16歳以上の方は、「中華人民共和国居民身分証法」という法律に基づいて、居民身分証の交付を申請する義務があります。
すなわち紛失していない限りは殆どの人が持っているといえます。

 

【その他】在籍証明書 ※テンプレート有

 管理会社によっては、申込書の勤務先に虚偽事項がないか確認する為に在籍証明書の提出を求められる場合もあります。
代わりに社会保険証を提出すればオッケーの所もあります。

テンプレートが以下からダウンロードできますので、是非参考にしてみてください。

drive.google.com

必要書類の他に用意しておくもの

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必要書類だけそろえて終わりではありません。
他にも用意しておくものがありますので心積もりしておきましょう。

各種印鑑(認印、銀行印、実印)

契約書の押印については、契約者は認印で連帯保証人は実印を押印するパターンが圧倒的に多いですが、たまーに契約者も実印でないといけない場合があります。
尚、最近は家賃を口座引き落としにしている場合が多いので、その場合には銀行の口座振替依頼書に銀行印を押印することになります。

火災保険証券コピー

火災保険を、管理会社の指定の保険会社でなくご自身で探して加入する場合は、保険証券のコピーが必要になります。

契約金

物件を申し込んで、審査の承認がおりれば決済金を管理会社もしくはオーナーさんの指定口座に振り込み又は現金を持参します。最近ではクレジットカード決済にも対応している会社もあるようです。

まとめ

今回は賃貸借契約を締結するにあたっての必要書類の提出について書きましたがいかがだったでしょうか。

冒頭で書きましたように、基本は住民票、顔写真、収入証明書、連帯保証人の印鑑証明書の4点が必要になりますが、状況によっては他の必要書類の提出を求められる場合があります。

そして、必要書類以外にも準備しておくものがありますので、前もって準備しておくことで余裕をもって契約手続きを進めることができます。

それでは今回はこのへんで!!またお会いしましょう!!

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